Büro: Die Neudefinition des Raumes hat begonnen

Unsere Villa auf dem Kaßberg in Chemnitz ist derzeit ziemlich ausgestorben und ich fiebere auf den Tag hin, an dem wieder mehr Leben einzieht. Gerade in unserer Branche leben wir vom Austausch, der zufälligen Begegnung, dem Ideen-Fliegenlassen, dem zufälligen Plausch mit Kollegen beim Mittagessen. Der kreative Prozess braucht diese Momente. Aber es wird nicht mehr sein, wie vor Corona.

Ich habe dazu mit Toni Piskač von tnpx und smow gesprochen. Toni ist einer der Vordenker, wenn es um Space Planning für Unternehmen geht. Ich habe ihn kennen und schätzen gelernt, als wir für smow ein Magazin erstellt haben. Toni ist sich sicher, dass es eine Neudefinition darüber geben wird, was künftig im Büro noch stattfindet. Er argumentiert nicht in den luftleeren Raum hinein. Eine Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (iW) vom Februar 2021 besagt, dass mit Blick auf Homeoffice lediglich 6,4 Prozent der Unternehmen in den kommenden zwölf Monaten ihre Bürofläche reduzieren wollen – trotz Festhalten an Homeoffice-Möglichkeiten. Der Digitalverband Bitkom hat berechnet, dass nach Ende der Corona-Pandemie mehr als ein Drittel, also fast 15 Millionen Berufstätige, ausschließlich oder teilweise im Homeoffice arbeiten werden.

Homeoffice + Tischkicker = New Work? Diese Gleichung geht nicht auf

Toni weist seit Jahren geduldig darauf hin, dass es nicht reicht, nur Tische rauszunehmen, einen Sitzsack und einen Kicker in die Fläche zu stellen und schon lebt man als Unternehmen New Work. Ich gebe ihm da vollumfänglich recht. Schon aus eigener Erfahrung. Wir suchten bei zebra bereits vor Corona pragmatische neue Raumlösungen und beschäftigten uns damit, wie wir künftig arbeiten wollten. In erster Linie ging es uns darum, Kommunikation zwischen den Teams zu erleichtern. Dafür schufen wir unkonventionelle Begegnungsorte, Treffpunkte, Rückzugsinseln. In unserer Villa in Chemnitz finden sich für diesen Zweck viele farbige offene und halboffene Meeting-Boxen. Verschieden groß. Schallgedämpft. Wohnlich. Cool. Sie sind eine zusätzliche Alternative zum allseits bekannten Besprechungsraum. Da wir viele Workshops durchführen, haben wird das Dachgeschoss flexibel veränderbar gestaltet. Das war schon vor fünf Jahren. Jetzt hat Corona eine Menge verändert.

Die Gestaltung des Raumes wirkt sich auf den unternehmerischen Erfolg aus

Wie Toni Piskač bin ich überzeugt, jetzt an den Raum nach Corona zu denken. Toni sagt, ihn erreichen derzeit regelrechte Hilferufe von Unternehmen, die ihre Transformation gestalten wollen, aber nicht recht wissen, wie sie das anpacken sollen.

„Vor dieser physischen Veränderung steht die mentale Veränderung oder anders ausgedrückt: Lange bevor ich die Einrichtung bestelle, muss ich mir Gedanken gemacht haben, wo mein Unternehmen in x Jahren stehen soll und wie ich mit meinem Team arbeiten will. Dann kommen die Möbel, die Akustik, die Beleuchtung …“, sagt Toni.

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Diese Erfahrung haben wir vor einigen Jahren selbst gemacht. Ursprünglich wollten wir in eine Fabriketage ziehen, warfen die Idee aber komplett über den Haufen. Inspiriert durch einen Besuch im Open Office bei vitra, stellten wir uns die Frage: „Können Räume inspirieren?“ Entstanden ist ein offenes und flexibles Raumkonzept, eben jene Boxen zur besseren Kommunikation untereinander und für den Rückzug, Ecken oder Couch-Landschaften, die teils geschlossen sind und in denen man konzentriert und in kleinen Gruppen arbeiten kann. Wir legen bis heute Wert auf Qualitätsmöbel und modernste Technik. Mobile Laptops hatten viele unserer Kollegen bereits vor Corona. Auch Homeoffice war da schon möglich, es war aber eher die Ausnahme. Es musste mit der Führungskraft abgestimmt werden. Auf dieser Grundlage konnten wir letztes Jahr relativ schnell und reibungslos auf Homeoffice umschalten.

Doch bei allen Vorteilen von Homeoffice gibt es auch eine Menge Dinge, die zu denken geben. Gerade große Organisationen ausschließlich aus dem Homeoffice zu führen, ist eine große Herausforderung. Auf der Strecke bleiben dabei viele jener zufälligen Begegnungen an der Kaffeemaschine, der Plausch im Treppenhaus, die Späße beim Mittagessen, der schnelle und spontane Blick über die Schulter oder die spontane Frage zu einem Problem an einen Kollegen. Diese Aspekte sind ein wesentlicher Teil des kulturellen Kits einer Firma. Er kann im Homeoffice schnell verloren gehen. Man wird erst in ein bis zwei Jahren wissen, wie sich das auswirken wird.

Mit dem Auslaufen der Homeoffice-Pflicht haben wir bei zebra eine – so denke ich – gute Lösung gefunden. Den Dienstag haben wir als Präsenztag für alle ausgewählt. An allen anderen Tagen entscheidet jeder eigenverantwortlich, von wo er am besten seine Aufgaben erledigen kann. Die Villa steht indes allen offen. Das wird dazu führen, dass man als Arbeitsgeber nur noch für 50 bis maximal 70 Prozent aller Mitarbeiter einen Arbeitsplatz stellen muss. Es wird auch Kollegen geben, für die Homeoffice keine gute Lösung ist. Denen wird man auch künftig einen festen Arbeitsplatz stellen. Alle anderen werden sogenannte „Clean Desks” bekommen, also keine festen Plätze, sondern je nach Verfügbarkeit. Schlaue App-Lösungen könnten künftig helfen, die aktuell freien Plätze in der Villa tagesaktuell zu überblicken und zu buchen. Nachdem wir mit unserer Villa in Chemnitz bereits an Wachstumsgrenzen gestoßen waren, haben wir so gesehen wieder „Luft nach oben”. Das ist doch auch eine schöne Perspektive.

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Arbeit in der Welt nach Corona: Räume müssen inspirieren

Auf die Frage, was Räume in der Arbeitswelt der Zukunft leisten müssen, antwortet mir Toni Piskač: „Räume müssen inspirieren. Im Hintergrund stellt sich zwar die Kostenfrage. Und klar, Fläche kostet Geld. Aber nur zu denken, wenn weniger Leute ins Büro kommen, dann rationalisiere ich einfach mal ein paar Zimmer weg, ist das schlichtweg dumm.” Das gilt insbesondere für schöpferische Branchen, aber auch für viele andere. Deshalb rät Toni zu reflektieren, was die Mitarbeitenden überhaupt tun, ihre unterschiedlichen Tätigkeitsbereiche zu identifizieren und das Team an der Ausarbeitung des Konzepts zu beteiligen. "Mitarbeiter sind schlichtweg das wertvollste Gut einer kreativen Firma. Demotivation oder Abwanderung kann da schnell teurer werden als irgendwelche Flächenkosten. Die sind dagegen Kleingeld."

Genau mit diesen Themen hatten wir uns vor unserem Umzug 2016 in die Villa Kaßbergstraße auch beschäftigt. Es hat sich auf jeden Fall gelohnt.

Hier meine Top 7, was das Büro der Zukunft können sollte:

  1. remote Arbeiten neu denken: Homeoffice wird bleiben und in eine hybride Lösung übergehen. Die Extremvariante während des Corona Shutdowns hat für uns sehr gut funktioniert. Das brachte einen Shift mit sich. Wer sich bei uns bewirbt, kann von mir aus weiter in Köln, Dresden, Freiburg oder wo auch immer wohnen bleiben, arbeitet von dort aus und kommt zu bestimmten Terminen nach Chemnitz oder Dresden bzw. reist zu Kundenterminen an. Diese Flexibilität schätzen nämlich nicht nur Eltern, deren Zeitersparnis beim Arbeitsweg jetzt mehr ihren Kids zur zu Gute kommt. Aber es braucht noch etwas. Es ist die Achtsamkeit, zuhause irgendwann auch mal den Rechner herunterzufahren. Da ist Eigenverantwortung gefragt. Denn wenn Privat- und Arbeitswelt so stark ineinanderfließen, ist die Gefahr groß, ständig „on” zu sein.

  2. Fläche kreativ nutzen: Toni Piskač macht eine einfache Rechnung auf: Wenn man sagt, jeder Mitarbeiter macht jede Woche einen oder zwei Tage Homeoffice, dann sind das 20 oder 40 Prozent weniger Flächenbedarf. Das heißt aber nicht, überall den Rotstift anzusetzen, sondern Fläche kreativ und intelligent zu nutzen. „Wenn alle anwesend sind, dann kommen sie nicht zusammen, um an ihren Tischen zu sitzen, sondern, um miteinander zu arbeiten, zu kommunizieren, um Projekte zu entwickeln, kreativ zu sein“, sagt Toni. Er nennt das, was das Büro künftig darstellen soll, eine Landschaft vielfältiger Möglichkeiten.

  3. Neue Flexibilität: Vor Corona war unsere Villa weitgehend ausgelastet und wir standen vor der Frage, wo wir neue Mitarbeitende vernünftig unterbringen. Weil remote Arbeiten bleiben wird und die Leute flexibler mit ihrer Zeit umgehen, werden künftig weniger Plätze besetzt. Wer nur sporadisch ins Haus kommt, braucht keinen festen Arbeitsplatz mehr. Man kommt in der Früh, sucht sich einen Tisch und räumt den am Abend wieder leer. Wie in einem Co-Working-Space. Dieses Konzept ist nicht neu, ich kannte bislang aber kaum Beispiele, wo sich das in der Firma ohne Murren durchsetzen ließ. Jetzt hat sich das Mindset geändert. Toni warnt aber davor, unter dem Deckmantel, ein kreatives Umfeld zu schaffen, Sparmaßnahmen durchzusetzen. Er sagt: „Man muss vorsichtig sein, wie man mit dem freiwerdenden Raum umgeht. Mitarbeiter wittern sehr schnell, wenn es nur darum geht, Fläche zu optimieren und zu verdichten. Wenn man aber die Leute beteiligt und die Sorgen aufnimmt, kann das gut funktionieren.“

  4. Employer Branding mit Homeoffice: Viele Leute in meinem Alter schwärmen, wie toll es ist, daheim zu arbeiten, mit Ruhe im Arbeitszimmer, schönem Blick auf den Garten … Das ist für mich der falsche Ansatz, denn bei jungen Familien oder Berufseinsteigern sieht das oft nicht so luftig und flauschig aus. Office am WG-Küchentisch oder mit drei Kindern im Hintergrund kann es auf Dauer nicht sein. Wer Zuhause arbeitet, muss das auch vernünftig tun können. Dazu gehören gute technische Ausstattung, aber auch, dass jemand den ergonomischen Bürostuhl mit nach Hause nehmen kann oder, und davon geht Toni Piskač aus, dass Firmen beim Werben um Fachkräfte sich dadurch von der Konkurrenz abheben, indem sie das Homeoffice einrichten.

  5. Verbindung schaffen und halten: Dafür gibt es kein Rezept. Wir experimentieren im Moment mit virtuellen Mittagessen und dem Feierabendbier am Donnerstag. Das ist noch relativ einfach, denn wir sind als Agentur gemeinsam gewachsen und kennen uns gut. Wie aber vermitteln wir dieses zebra-Gefühl im Onboarding? Das bleibt spannend. Wenn ihr gute Erfahrungen gemacht habt, lasst es mich wissen.

  6. Büro als Heimat: Eine Kollegin sagte mir kürzlich, dass sie mal wieder in unserem Büro war und wie sie es dort genossen hat. Sie sagte: „Es ist schön, was wir da vor Ort haben.“ Das Büro kann nämlich Heimat sein und sichtbar machen, was einem die Leute wert sind. Zeitlos schöne, kreative und langlebige Möbel und Silent Spaces zum Co-Working-Areal, auch das ist Ausdruck von Wertschätzung.

  7. Vertrauensfrage: Am Ende läuft alles auf Vertrauen hinaus. Damit flexibles Arbeiten funktionieren kann, darf ich als Geschäftsführer nicht dauernd alles kontrollieren wollen. Ich war vor Corona viel auf Geschäftsreisen und der Laden lief, weil die Teams wissen, was sie tun. Das funktioniert auch während des Shutdowns und wird es auch nach Ende der Pandemie tun. Es braucht unkomplizierte Absprachen in den Teams, einen hohen Grad an Digitalisierung und eine gemeinsame Richtung.

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Das Büro wird nicht aus unserer Arbeitswelt verschwinden. Aber es wird sicher nicht mehr der Dreh- und Angelpunkt sein. Denn all das, was sich Unternehmen in den zurückliegenden Monaten angeeignet haben, werden sie nicht wieder aufgeben. Das hat einen spannenden Nebeneffekt, denn mit dieser neu gewonnenen Flexibilität werden Regionen und Branchen, die sich schwertaten, Fachkräfte zu gewinnen, wieder attraktiver erscheinen. Wer künftig ein vernünftiges Homeoffice-Konzept vorweist, ist klar im Vorteil.

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